Quá trình làm việc luôn có thể phát sinh vấn đề bất cứ lúc nào, vậy nên để không rơi vào tình trạng “overload” hay “stress”, chúng ta cần phải có kỹ năng giải quyết vấn đề. Như thế nào là một kỹ năng giải quyết vấn đề tốt và phải làm như thế nào để trau dồi kỹ năng này, cùng Power English tìm hiểu trong bài viết này nhé!
1. Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?
Kỹ năng giải quyết vấn đề là năng lực xử lý các vấn đề phát sinh mà không phải trải qua căng thẳng
Có thể hiểu kỹ năng giải quyết vấn đề là năng lực xử lý các vấn đề phát sinh một cách hiệu quả trong khoảng thời gian có thể kiểm soát mà không phải trải qua nhiều sự rối bời hay căng thẳng. Đây là một kỹ năng phụ thuộc nhiều đến tính cách, trải nghiệm và kinh nghiệm của một cá nhân hơn là một kỹ năng có thể đào tạo được.
Những cá nhân mạnh về kỹ năng này thường có khả năng làm việc độc lập, có thể tìm ra nguồn gốc của vấn đề, có thể đề xuất phương án và biết cộng tác với đồng nghiệp để đánh giá các phương án giải quyết trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
2. Kỹ năng giải quyết vấn đề mang đến những lợi ích gì?
Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp người sở hữu làm chủ tình hình đồng thời giảm áp lực
- Làm chủ tình hình: Khi gặp một vấn đề xảy ra bất ngờ hay có nhiều việc cùng lúc, bình tĩnh là điều mấu chốt quyết định bạn có thể giải quyết được hay không. Có kỹ năng giải quyết vấn đề giúp bạn luôn giữ được bình tĩnh, làm chủ mọi tình huống.
- Đảm bảo tiến độ: Làm chủ được tình hình có thể giúp bạn xác định thời gian cần thiết để xử lý công việc, không để xảy ra thêm tình trạng bị trì hoãn hay ảnh hưởng tới những công việc khác.
- Chọn ra giải pháp tối ưu: Để giải quyết vấn đề thì cần giải pháp, và đôi khi đưa ra lựa chọn giải pháp tối ưu nhất cũng là điều gây khó dễ, nhất là khi làm việc nhóm có thể gây ra tranh cãi. Kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp bạn có cái nhìn sâu hơn với mỗi phương án được đề xuất và so sánh các phương án với nhau để đưa ra giải pháp tối ưu nhất.
- Giảm áp lực: Không hẳn là không có áp lực, nhưng bạn cũng sẽ biết cách để giảm thiểu áp lực cho bản thân và cho đồng đội của bạn, bởi áp lực là điều không thể tránh khỏi khi có vấn đề phát sinh, vấn đề càng lớn thì áp lực càng nhiều. Có kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp bạn thoải mái hơn khi làm việc mà vẫn đảm bảo kết quả.
3. 5 bước giúp giải quyết vấn đề tối ưu hơn
Quy trình 5 bước giúp giải quyết vấn đề tối ưu hơn
Bước 1: Tìm nguồn gốc vấn đề
Trước hết, để tìm ra giải pháp hiệu quả nhất, cần phải hiểu rõ nguyên nhân của vấn đề. Vấn đề có thể do khách quan, do tập thể hoặc do cá nhân, cố gắng đừng để xảy ra xung đột giữa những cá nhân có liên quan để không làm vấn đề phức tạp hơn.
Tìm ra nguyên nhân sẽ giúp bạn không bị lạc hướng khi làm và có thể giải quyết “tận gốc” vấn đề. Nó còn giúp bạn biết được mức độ nghiêm trọng, xác định mức độ ưu tiên và ước lượng thời gian cần giải quyết.
Khi đã xác định được nguồn gốc, bạn có thể cùng thảo luận với đồng đội, liệt kê những việc có thể làm, giao nhiệm vụ cho cấp dưới,…
Bước 2: Đưa ra mục tiêu
Có phải bạn đặt ra mục tiêu “Giải quyết vấn đề”? Tất nhiên là có vấn đề thì phải giải quyết rồi, nhưng như thế nào mới được cho là vấn đề được giải quyết? Đây là một mục tiêu khá chung chung, có thể khiến bạn và đồng đội dễ bị lạc hướng. Hãy đặt ra một mục tiêu chi tiết và cụ thể hơn, thông thường mục tiêu dễ được bám sát nhất là một con số.
Bước 3: Liệt kê các giải pháp, phương án
Chắc chắn rằng sẽ không có dưới 1 phương án để giải quyết vấn đề, vậy nên hãy liệt kê hết những phương án mà bạn có thể nghĩ, so sánh ưu và nhược điểm rồi lựa chọn ra phương án mà bạn cho là hiệu quả nhất. Hãy đảm bảo phương án mà bạn chọn phù hợp với mục tiêu đã đặt ra. Tuy nhiên cũng đừng cố gắng suy nghĩ cho ra thật nhiều phương án, vì nó chỉ làm bạn dễ áp lực và làm thời gian bị rút ngắn lại.
Bước 4: Lập kế hoạch
Đừng thực hiện mọi việc một cách vô định hướng, tốt nhất nên có một kế hoạch thực hiện cụ thể và theo sát nó, nhất là đối với làm việc nhóm, bạn sẽ rất khó quản lý ai là người làm và tiến độ thực hiện như thế nào, điều đó sẽ dễ gây ra thêm vấn đề.
Bước 5: Triển khai, theo dõi và đánh giá
Sau khi đã có mục tiêu và phương án, hãy bắt tay vào làm sớm nhất có thể, hãy bám sát kế hoạch, theo dõi và đánh giá để đảm bảo mọi việc đang diễn ra đúng hướng và có thể khắc phục kịp thời nếu có xảy ra sai sót.
4. Một số phương pháp hỗ trợ cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề
Chia nhỏ hạng mục công việc hỗ trợ cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề
Lường trước những vấn đề có thể xảy ra
Đừng quá tự tin rằng những công việc của mình sẽ diễn ra ổn thỏa, hãy chuẩn bị tinh thần rằng vấn đề có thể đến bất cứ lúc nào. Nếu có thể, lường trước xem khả năng vấn đề gì sẽ xảy ra và có thể giải quyết như thế nào, điều đó sẽ giúp bạn có thể giữ bình tĩnh và có sự chuẩn bị tốt hơn.
Nhờ sự trợ giúp
Vấn đề xảy ra đôi khi là nguyên nhân khách quan, chủ quan, do cá nhân, do tập thể,… lúc này tinh thần trách nhiệm cao là điều cần thiết, tuy nhiên đừng vì vậy mà cố gắng tự mình giải quyết vấn đề, bởi nó có thể tạo ra rất nhiều áp lực hoặc kéo dài thời gian xử lý. Hãy nhờ sự trợ giúp để bản thân không bị áp lực, không rơi vào trạng thái bế tắc, nó cũng có thể giúp bạn có được những phương án tốt hơn để giải quyết vấn đề.
Chia nhỏ hạng mục công việc
Đừng dồn tất cả vào một việc, hãy chia nhỏ ra và xem điều gì cần giải quyết trước, ước lượng khoảng thời gian cần thiết, nó sẽ giúp bạn dễ kiểm soát hơn. Đối với làm việc nhóm, chia nhỏ công việc và phân cho từng thành viên sẽ giúp tối ưu thời gian và mang lại kết quả tốt hơn.
5. Một số mẹo nhỏ nên áp dụng trong quá trình giải quyết vấn đề
Sơ đồ Mindmap là một trong những mẹo nhỏ nên áp dụng trong quá trình giải quyết vấn đề
5.1. Sơ đồ Mindmap
Sơ đồ Mindmap là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc rèn kỹ năng giải quyết vấn đề. Trung tâm của bản đồ là vấn đề cần giải quyết, từ đó mở rộng ra các nhánh chứa nguyên nhân và các yếu tố liên quan.
Sử dụng sơ đồ này giúp tiết kiệm thời gian, cải thiện khả năng ghi nhớ, thúc đẩy tư duy sáng tạo đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch trong công việc hiệu quả hơn. Bạn có thể biểu diễn thông tin theo sở thích cá nhân thông tin qua việc sử dụng màu sắc, biểu tượng hay những cụm từ trực quan, dễ hiểu,…
5.2. Kỹ thuật Brainstorming
Brainstorming cho phép mọi người tự do đưa ra mọi ý tưởng, không giới hạn số lượng và không bị phủ nhận, từ những ý tưởng có vẻ điên rồ đến những ý tưởng tưởng chừng như không thể.
Quá trình này giúp mỗi cá nhân nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề một cách mềm dẻo, đôi khi chính những ý tưởng tưởng chừng như viển vông lại mang lại giải pháp hiệu quả nhất.
5.3. Nguyên tắc IDEAL
Nguyên tắc IDEAL bao gồm Identify (Nhận thức vấn đề), Define (Xác định nguyên nhân), Explore (Tìm kiếm giải pháp khả thi), Action (Triển khai) và Look & Learn (Nhìn nhận và học hỏi), cụ thể:
- Identify: Nhận diện vấn đề qua việc quan sát chi tiết và khách quan.
- Define: Xác định nguyên nhân giúp xác định mục tiêu và định hình bước đi tiếp theo.
- Explore: Khám phá giải pháp khả thi và lập chiến lược.
- Action: Triển khai bằng cách lập kế hoạch và thực hiện giải pháp nhanh chóng để hạn chế các vấn đề khác phát sinh.
- Look & Learn: Nhìn nhận và học hỏi từ quá trình giải quyết vấn đề để áp dụng vào tình huống tương tự trong tương lai.
Lời kết
Kỹ năng giải quyết vấn đề đóng vai trò quan trọng trong môi trường làm việc và cả trong cuộc sống hàng ngày. Vì vậy, hãy bắt đầu từ việc đối diện với vấn đề, sau đó mạnh dạn thực hành, học hỏi từ mỗi tình huống, từng bước cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề trong bộ kỹ năng của bản thân bạn nhé.
