Một nhóm làm việc thành công không chỉ dựa vào sự thông minh hay kỹ năng chuyên môn của mỗi cá nhân mà còn phụ thuộc vào cách họ tương tác, hợp tác và vượt qua các vấn đề chung. Cùng Power English khám phá những kỹ năng làm việc nhóm giúp nâng cao hiệu quả công việc qua bài viết sau nhé!
1. Thế nào là kỹ năng làm việc nhóm?
Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả sẽ tạo nên một môi trường làm việc lý tưởng, khích lệ sự sáng tạo của các thành viên
Kỹ năng làm việc nhóm gồm khả năng cộng tác và tương tác hiệu quả với các thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu chung. Thông qua việc thực hiện nhiều hoạt động như thảo luận, họp nhóm, và các tình huống cộng tác khác.
Kỹ năng làm việc nhóm sẽ phát huy hiệu quả tốt nhất khi các thành viên có khả năng hiểu biết, tương tác với nhau, khả năng lắng nghe và truyền đạt thông tin minh bạch, hiệu quả, đóng góp ý tưởng. Ngoài ra, năng lực quản lý thời gian, tổ chức công việc hay phân công nhiệm vụ cho từng thành viên cũng rất quan trọng khi làm việc nhóm.
Sau cùng, kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả sẽ tạo nên một môi trường làm việc lý tưởng, khích lệ sự sáng tạo và góp phần tăng hiệu quả công việc của nhóm. Bằng cách tối ưu sức mạnh và đóng góp của mỗi thành viên, kỹ năng này có vai trò quan trọng trong thành công chung của cả nhóm.
2. Vai trò và lợi ích của kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm quan trọng với cả cá nhân, doanh nghiệp và các phòng ban
2.1. Đối với cá nhân
Kỹ năng làm việc nhóm quan trọng đối với sự phát triển của mỗi cá nhân, cụ thể:
- Giúp phát triển kỹ năng giao tiếp, từ đó cải thiện tự tin trong việc thể hiện quan điểm của mỗi cá nhân.
- Góp phần tạo dựng mối quan hệ làm việc tốt với các đồng nghiệp và xử lý mâu thuẫn một cách hiệu quả.
- Cải thiện khả năng tổ chức công việc, tăng hiệu suất công việc.
- Hỗ trợ đưa ra quyết định chính xác dựa trên ý kiến đóng góp của các thành viên khác.
- Mang đến nhiều cơ hội học hỏi, mở rộng kiến thức.
2.2. Đối với doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, việc sở hữu đội ngũ nhân viên với kỹ năng làm việc nhóm tốt sẽ góp phần:
- Tăng hiệu suất công việc nhờ sự phân chia và hợp tác hiệu quả.
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên, giảm bớt khoảng cách, tạo nên sự đồng cảm, thấu hiểu.
- Mang đến cơ hội chọn lựa giải pháp tốt nhất trong số các giải pháp đề xuất.
- Tạo nên môi trường làm việc năng động, kỷ luật, nâng cao trách nhiệm và ý thức công việc của nhân viên.
2.3. Đối với các bộ phận/ phòng ban
Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả sẽ giúp các bộ phận/ phòng ban:
- Củng cố đoàn kết giữa các thành viên, thông qua giao tiếp và chia sẻ công việc.
- Tăng cường khả năng giải quyết vấn đề một cách sáng tạo, hiệu quả.
- Hỗ trợ đưa ra các quyết định sáng suốt nhờ vào đóng góp ý kiến từ nhiều thành viên.
3. 9 kỹ năng cần có khi làm việc nhóm
Brainstorming là một trong những kỹ năng cần có khi làm việc nhóm
- Brainstorming: Đây được coi là một kỹ thuật hiệu quả để sinh ra các ý tưởng mới mẻ và sáng tạo trong nhóm làm việc. Qua phương pháp này, mọi thành viên tự do phát biểu ý tưởng, kể cả những suy nghĩ có vẻ “không thực tế”, qua đó tìm ra giải pháp sáng tạo cho các vấn đề khó khăn.
- Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp hiệu quả là yếu tố cốt lõi cho sự thành công của nhóm làm việc. Một cuộc trao đổi cởi mở và chân thành giữa các thành viên sẽ giúp giải quyết khúc mắc và mâu thuẫn nhanh chóng.
- Kỹ năng quản lý thời gian: Kỹ năng này rất cần thiết để đảm bảo tiến độ công việc của nhóm và yêu cầu mỗi người phối hợp lịch trình của mình với nhau, đặt ưu tiên cho các công việc để hoàn thành dự án đúng hạn.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Giúp nhóm đối mặt và vượt qua thách thức một cách linh hoạt. Người sở hữu kỹ năng này giữ bình tĩnh khi đối mặt với vấn đề và có sự tập trung nhất định vào việc tìm kiếm giải pháp tối ưu nhất.
- Quản trị xung đột: Là kỹ năng quan trọng giúp giải quyết bất đồng giữa các thành viên trong nhóm, thông qua đàm phán và thuyết phục, đảm bảo mọi người đều hài lòng với kết quả sau cùng.
- Kỹ năng lắng nghe: Kỹ năng lắng nghe cho phép các thành viên thấu hiểu và cân nhắc các quan điểm khác biệt, là bước quan trọng để tạo ra giải pháp toàn diện cho vấn đề.
- Tư duy phản biện: Là khả năng đánh giá và bảo vệ quan điểm cá nhân một cách logic và hiệu quả, từ đó giúp quyết định cuối cùng được chính xác và công bằng hơn.
- Hợp tác: Là khả năng làm việc chung với người khác, chia sẻ ý kiến và góc nhìn để đạt được mục tiêu chung, qua đó tạo ra một môi trường làm việc tích cực đồng thời hỗ trợ lẫn nhau.
- Kỹ năng lãnh đạo: Kỹ năng lãnh đạo sẽ định hướng nhóm tốt hơn trong việc hợp tác hiệu quả và đạt được mục tiêu. Một người lãnh đạo giỏi sẽ tạo điều kiện cho sự phát triển của các thành viên, thúc đẩy sự gắn kết trong nhóm.
4. Một số cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm
Phân công rõ vai trò của từng thành viên góp phần cải thiện kỹ năng làm việc nhóm
- Đặt mục tiêu chung là bước quan trọng đầu tiên trong teamwork. Việc mỗi người chia sẻ mục tiêu chung giúp giảm thiểu xung đột và tăng cường sự đồng lòng. Trưởng nhóm có thể dẫn dắt thảo luận để xác định rõ ràng mục tiêu theo tiêu chuẩn SMART, đảm bảo mọi người đều cam kết thực hiện.
- Phân định rõ ràng vai trò và trách nhiệm cho từng thành viên dựa trên điểm mạnh, điểm yếu mỗi cá nhân. Điều này giúp mỗi người biết mình cần làm gì, tối ưu hóa khả năng của nhóm và tạo dựng một không gian làm việc chuyên nghiệp.
- Thống nhất quy trình làm việc của nhóm từ đầu giúp cải thiện hiệu suất làm việc chung. Điều này bao gồm thỏa thuận về lịch trình, phương pháp trao đổi thông tin hay công cụ hỗ trợ, giúp tránh những hiểu lầm và mâu thuẫn không cần thiết.
- Lắng nghe và tôn trọng ý kiến của mọi người trong nhóm tạo điều kiện cho việc đưa ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề, thúc đẩy môi trường làm việc đa chiều, nơi mọi ý kiến đều được trân trọng.
- Đến đúng giờ và tuân thủ thời gian biểu.
- Nuôi dưỡng tinh thần đoàn kết, giữ thái độ tích cực, khuyến khích và động viên nhau, giúp nâng cao động lực và hiệu suất làm việc chung.
- Lãnh đạo nhóm cần thể hiện sự gương mẫu, tạo ra môi trường làm việc đoàn kết và hướng dẫn nhóm hướng tới mục tiêu chung.
- Khen ngợi và động viên nhau giúp tăng cường tinh thần làm việc và sự hài lòng trong công việc.
5. Những sai lầm cần tránh khi tổ chức hoạt động nhóm
Khi tổ chức hoạt động nhóm cần tránh quá nể nang các mối quan hệ
5.1. Quá nể nang các mối quan hệ
Trong teamwork, mục tiêu chính và hiệu suất công việc phải được ưu tiên hàng đầu. Không nên vì quá e ngại mà không trình bày các ý kiến đối lập hoặc bảo vệ quan điểm cá nhân. Quá trình làm việc nhóm là dành cho việc phát triển và tranh luận về đa dạng ý tưởng, vì vậy, thái độ e dè và ngần ngại cần được loại bỏ để mỗi thành viên có thể thoải mái bày tỏ ý kiến riêng.
5.2. Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý
Một sai lầm phổ biến trong nhóm khác là thiếu ý kiến cá nhân, một số cá nhân thường dễ dàng đồng ý với người khác mà bản thân thực sự không hiểu hoặc không tán thành ý kiến đó.
Điều này làm giảm hiệu quả làm việc nhóm do các quan điểm đối với vấn đề không được khai thác rõ ràng. Mặt khác, khi các thành viên không hiểu được ý đồ của nhau, sẽ dẫn đến việc làm việc không nhất quán, kết quả sau cùng không được như mong đợi.
5.3. Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác
Khi không có sự phân công công việc minh bạch, việc đùn đẩy trách nhiệm và mâu thuẫn sẽ dễ xảy ra. Chẳng hạn, khi có sự chồng chéo nhiệm vụ nhưng mỗi người lại cho rằng đó là trách nhiệm của người kia và từ chối thực hiện, đến thời hạn quy định vẫn chưa hoàn thành được dự án. Do đó, cần xác định rõ ràng trách nhiệm ngay từ đầu để cải thiện hiệu suất làm việc nhóm.
5.4. Không chú ý đến công việc của nhóm
Trong nhóm, có một số thành viên thường không chú tâm và thiếu sự chủ động, họ không mấy nhiệt tình tham gia tìm kiếm giải pháp với nhóm. Điều này làm giảm động lực của nhóm và ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả công việc. Vì vậy, thái độ thờ ơ, thiếu tập trung, không chịu tham gia đóng góp ý kiến cần được loại bỏ hoàn toàn để nhóm có thể đạt được thành công tốt nhất.
Lời kết
Bài viết trên cung cấp thông tin về 9 kỹ năng làm việc nhóm giúp nâng cao hiệu quả công việc, và những sai lầm cần tránh trong quá trình làm việc nhóm mà Power English đã tổng hợp được. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn.
