Trong quá trình làm việc, sẽ có những lúc ít việc hay những lúc nhiều việc. Tần suất công việc sẽ luôn thay đổi và đôi khi bạn sẽ không thích nghi kịp những thay đổi đó, vậy nên bạn cần phải có kỹ năng quản lý công việc. Vậy như thế nào là kỹ năng quản lý công việc? Cùng Power English tìm hiểu trong bài viết này nhé!
1. Định nghĩa kỹ năng quản lý công việc
Kỹ năng quản lý công việc là kỹ năng cần thiết để tổ chức, thực hiện các công việc một cách hiệu quả
Kỹ năng quản lý công việc là kỹ năng cá nhân cần thiết để tổ chức, thực hiện các công việc một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Đây là kỹ năng cần thiết cho bất kỳ cá nhân nào mong muốn nâng cao năng suất làm việc.
Khi phải đối mặt với cùng một khối lượng công việc, nếu không thể sắp xếp công việc một cách thông minh, bạn có thể sẽ không hoàn thành kịp thời gian yêu cầu và thiếu đi thời gian nghỉ ngơi cần thiết. Ngược lại, nếu bạn sở hữu kỹ năng quản lý công việc tốt, bạn có thể phân bổ thời gian hợp lý để hoàn thành công việc đúng hạn và hiệu quả nhất.
2. Kỹ năng quản lý công việc mang lại những lợi ích gì?
Kỹ năng quản lý công việc giúp tiết kiệm thời gian và chi phí
Cải thiện khả năng đối phó với các tình huống đột ngột phát sinh
Quản lý và tổ chức công việc cẩn thận giúp bạn hiểu rõ hơn về những gì cần làm tiếp theo theo một trình tự xác định. Điều này không những giảm bớt sự lo lắng không cần thiết mà còn cho phép bạn dự đoán và giải quyết các vấn đề có thể phát sinh một cách hiệu quả.
Nâng cao hiệu quả làm việc
Phát triển kỹ năng quản lý công việc sẽ giúp bạn loại bỏ các hoạt động không cần thiết, từ đó tập trung vào những công việc cấp bách, có độ ưu tiên cao hơn.
Mặt khác, kỹ năng quản lý công việc sẽ giúp bạn không cần phải vật lộn với vấn đề sắp xếp công việc, hạn chế tình trạng bị mắc kẹt trong sự bận rộn liên tục mà không có thời gian nghỉ ngơi.
Tiết kiệm chi phí và thời gian
Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả giúp bạn phân bổ ngân sách một cách thích hợp cho từng dự án, tránh tình trạng thiếu hụt tài chính bất ngờ. Điều này cũng góp phần đảm bảo đúng tiến độ công việc đã đề ra.
3. 7 tip hỗ trợ cải thiện kỹ năng quản lý công việc
3.1. Lên kế hoạch cụ thể cho tất cả công việc
Lập kế hoạch cụ thể giúp kiểm soát khối lượng công việc tốt hơn
Lập kế hoạch công việc chi tiết hàng ngày sẽ giúp bạn quản lý tốt khối lượng công việc và đảm bảo hoàn thành chúng một cách tốt nhất. Ngoài ra, bạn cũng nên xác định mục tiêu rõ ràng cho mỗi công việc để tự tạo nên động lực làm việc cho bản thân đồng thời nâng cao hiệu suất công việc.
Mặt khác, bạn cũng cần sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên để hạn chế tiêu tốn quá nhiều thời gian cho những công việc ít quan trọng và khi hoàn thành một nhiệm vụ nào đó, hãy đánh giá hiệu quả công việc dựa trên mục tiêu đã đặt. Điều này giúp bạn nhận biết được điểm cần cải thiện để các công việc trong tương lai hiệu quả hơn.
3.2. Giới hạn thời gian cho công việc
Theo Quy luật Parkinson, thời gian hoàn thành công việc thường kéo dài bằng với thời gian mà chúng ta có thể dành cho nó. Ví dụ, trong một ngày làm việc 8 tiếng, chúng ta thường sử dụng hết cả 8 tiếng đó. Nếu có 15 tiếng, chúng ta cũng sẽ làm việc trong suốt thời gian đó. Nhưng nếu chỉ có hai tiếng để hoàn thành công việc, bạn vẫn có thể kịp thời hoàn thành nó.
Điều này cho thấy, công việc không nhất thiết cần nhiều thời gian để hoàn thành như chúng ta thường nghĩ. Do đó, bạn cần đặt giới hạn thời gian hợp lý cho mỗi công việc để hạn chế việc trì hoãn, lãng phí thời gian vào những công việc ít quan trọng đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc.
3.3. Đặt nhắc nhở cho công việc
Khi đối mặt với một khối lượng công việc lớn, thay vì cố gắng nhớ tất cả mọi thứ, hãy tận dụng các công cụ nhắc nhở hiện đại. Việc này sẽ giúp bạn quản lý công việc một cách hiệu quả hơn, đảm bảo mọi nhiệm vụ được hoàn thành một cách chính xác, kịp thời hơn.
Bên cạnh đó, những công cụ này còn có thể giúp bạn lập kế hoạch chi tiết đồng thời nhắc nhở các thành viên trong nhóm về các deadline sắp tới, đảm bảo duy trì tiến độ công việc của mỗi cá nhân.
3.4. Phân loại và chia nhỏ công việc
Phân loại và chia nhỏ công việc hợp lý giúp cải thiện mối quan hệ hợp tác của nhóm
Phân loại và chia nhỏ công việc một cách hợp lý luôn là thách thức đối với người đứng đầu. Họ thường xuyên phải xem xét và cập nhật bảng phân công ít nhất hai tuần một lần.
Để quá trình phân công trở nên thuận tiện hơn, việc liệt kê rõ ràng các nhiệm vụ cần thiết và giao việc phù hợp với khả năng của từng thành viên là rất quan trọng. Việc gom quá nhiều việc cho một người không những khiến họ quá tải mà còn làm mất đi sự cân bằng trong nhóm.
Mặt khác, việc lắng nghe ý kiến từ các thành viên trong nhóm cũng nên được chú trọng. Điều này không chỉ giúp bạn có thêm kinh nghiệm và kiến thức mà còn tăng sự hiểu biết lẫn nhau, cải thiện mối quan hệ hợp tác của cả nhóm.
3.5. Đánh giá công việc theo từng giai đoạn
Thường xuyên tổng kết và đánh giá công việc theo từng giai đoạn giúp mỗi cá nhân dễ dàng nhận diện những thiếu sót cần cải thiện, qua đó đúc kết nhiều kinh nghiệm hơn cho công việc trong các giai đoạn tiếp theo.
3.6. Nghỉ ngơi và thư giãn hợp lý
Theo một nghiên cứu của công ty tư vấn McKinsey vào năm 2012, mỗi nhân viên thường dành hơn 60% thời gian làm việc của mình để lướt các mạng xã hội, trong khi chỉ có 30% thời gian được sử dụng để đọc và trả lời email. Sự bận rộn này thường là cách để một cá nhân tránh né các công việc khó khăn. Do đó, để quản lý công việc hiệu quả, có hai nguyên tắc bạn cần nhớ:
- Làm tốt một việc không quan trọng không làm cho việc đó trở nên quan trọng hơn.
- Một công việc đòi hỏi nhiều thời gian không khiến nó trở nên quan trọng hơn.
Bạn cần xác định những nhiệm vụ quan trọng và lên lịch làm chúng trong khoảng thời gian rõ ràng. Việc loại bỏ thói quen không hiệu quả sẽ giúp bạn tập trung hơn khi làm việc và có nhiều thời gian hơn để dành cho các hoạt động cá nhân.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần thời gian nghỉ ngơi hợp lý dựa trên thời gian làm việc và tình trạng sức khỏe. Bạn có thể lựa chọn các hoạt động giải trí như chơi thể thao, đi dạo, đọc sách, thiền định… miễn là nó phù hợp với nhu cầu và không ảnh hưởng xấu đến sức khỏe của bạn.
3.7. Ứng dụng công cụ thông minh vào quản lý công việc
Việc tích hợp công nghệ thông tin vào quản lý công việc mang lại nhiều lợi ích trong việc cải thiện hiệu quả và tốc độ hoàn thành nhiệm vụ. Nhờ vào công nghệ, thời gian làm việc và công sức bỏ ra sẽ phần nào được tiết kiệm, quy trình làm việc tối ưu hóa nhất có thể, cho phép chúng ta tập trung vào các phần việc quan trọng, cấp bách hơn, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
4. 10 phần mềm quản lý công việc phổ biến hiện nay
4.1. Ưu điểm nổi trội của phần mềm quản lý công việc
Phần mềm quản lý công việc tương thích hầu hết các nền tảng thông dụng hiện nay
- Tương thích đa nền tảng: Hiện nay, các phần mềm mới được phát triển có khả năng tương thích với đa dạng các thiết bị như điện thoại, máy tính cá nhân, laptop hay máy tính bảng, hỗ trợ nhiều hệ điều hành phổ biến bao gồm Windows, Android và iOS.
- Kiểm soát và lưu trữ tiến độ công việc: Phần mềm quản lý cập nhật thông tin công việc một cách chi tiết, đầy đủ, thay thế cho phương pháp ghi chép truyền thống, giúp kiểm soát dữ liệu một cách dễ dàng, hạn chế tình trạng làm mất hay bị quên lãng.
- Phân quyền công việc: Phần mềm cho phép phân quyền trách nhiệm cho nhân viên theo từng cấp bậc, mỗi nhân viên có quyền truy cập vào nhiệm vụ mà mình được giao và các lãnh đạo cao cấp sẽ giám sát thông qua các phần mềm này.
- Chức năng báo cáo: Phần mềm tự động thống kê danh sách công việc đã hoàn thành cũng như những việc chưa xong vào cuối ngày hay sau mỗi dự án và được thực hiện bởi cá nhân, tổ chức nào.
- Lập kế hoạch công việc: Người dùng có thể tạo và sử dụng các tag để sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, đồng thời nhận được thông báo nhắc nhở khi công việc chưa hoàn thành đúng hạn, hỗ trợ theo dõi tiến độ công việc một cách chặt chẽ.
- Kết nối linh hoạt: Phần mềm có khả năng kết nối và tích hợp với nhiều công cụ khác như phần mềm thiết kế web hay quản lý dữ liệu, tạo thành một hệ thống quản trị toàn diện.
- Giao diện thân thiện: Giao diện của phần mềm được thiết kế rõ ràng, dễ sử dụng, với các yếu tố UI/UX khoa học và tiện lợi, tạo điều kiện tốt nhất cho người dùng trong việc quản lý công việc hàng ngày.
4.2. Lợi ích của phần mềm quản lý công việc đối với doanh nghiệp
Lợi ích cho nhân viên
- Giúp quản lý và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, tối ưu hóa thời gian làm việc.
- Dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và tổng quan các luồng công việc đang tiến hành.
- Cập nhật thông tin và yêu cầu công việc mới nhất kịp thời và hiệu quả.
- Tăng cường giao tiếp và tương tác giữa các đồng nghiệp, đặc biệt là trong các công ty có nhiều chi nhánh quốc tế.
Lợi ích cho nhà quản trị
- Quản lý tổng thể các bộ phận, phòng ban và chi tiết từng nhiệm vụ trong dự án.
- Đánh giá năng lực nhân viên một cách chính xác, từ đó có thể phân công công việc phù hợp.
- Bảo đảm bảo mật thông tin nội bộ, tránh rò rỉ dữ liệu.
- Phản ứng nhanh chóng trong việc điều chỉnh và khắc phục rủi ro.
4.3. 10 phần mềm quản lý công việc hiệu quả bạn nên biết
Mona PMS
Phần mềm quản lý công việc Mona PMS
Phần mềm quản lý công việc Mona PMS cung cấp một giải pháp trực tuyến cho việc phân công và theo dõi tiến độ dự án một cách hiệu quả.
Với Mona PMS, việc tìm kiếm thông tin trong hàng loạt email trở nên đơn giản hơn, chỉ với một vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể truy cập nhanh chóng vào thông tin mà bạn cần.
Ngoài ra, phần mềm này còn cho phép người dùng tạo nhiều bảng theo dõi (board) cho các dự án với các mục tiêu riêng bên cạnh giao diện trực quan, dễ sử dụng.
Any.do
Phần mềm quản lý công việc Any.do
Any.do là một trong những phần mềm quản lý công việc vượt trội với những tính năng tiên tiến, rất được ưa chuộng hiện nay. Khi sử dụng Any.do, bạn chỉ cần đặt lịch cho các nhiệm vụ cần làm, và ứng dụng sẽ tự động sắp xếp chúng một cách hợp lý.
Any.do còn cho phép người dùng tạo các thư mục riêng cho nhiều loại công việc như công việc ở công ty, việc nhà, các hoạt động cá nhân,… giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Mặt khác, Any.do cũng sở hữu giao diện thân thiện và hỗ trợ đồng bộ hóa ghi chú trên nhiều thiết bị khác nhau.
Asana
Phần mềm quản lý công việc Asana
Asana là một trong những công cụ quản lý dự án được ưa chuộng nhờ các tính năng hiện đại, hỗ trợ hiệu quả cho công việc nhóm. Đặc biệt, ứng dụng này miễn phí cho các nhóm có từ 15 thành viên trở xuống.
Asana cung cấp cho người dùng không gian làm việc riêng cho mỗi nhóm, bao gồm tên dự án, thời gian và trình tự ưu tiên các công việc.
Ngoài ra, Asana còn cho phép người dùng theo dõi tiến độ công việc trên các thiết bị khác nhau đồng thời thêm bình luận, ghi chú, đính kèm file phục vụ mục đích kiểm soát công việc tốt hơn và thúc đẩy sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm.
Google Keep
Phần mềm quản lý công việc Google Keep
Google Keep, một công cụ ghi chú nổi tiếng từ Google, được thiết kế để ghi lại nhanh chóng những ý tưởng tạm thời. Công cụ này đặc biệt hữu ích cho việc tạo danh sách và ghi chú nhanh, cho phép người dùng truy cập dễ dàng dù ở bất cứ đâu thông qua đồng bộ hóa.
Ứng dụng này bao gồm các tính năng đặt lời nhắc theo địa điểm và thời gian, giúp người dùng quản lý các nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Google Keep cũng hỗ trợ đồng bộ hóa liền mạch giữa các thiết bị như điện thoại, máy tính bảng, và máy tính, đảm bảo người dùng có thể tiếp cận thông tin của mình mọi lúc, mọi nơi.
Gtasks
Phần mềm quản lý công việc Gtasks
GTasks là một công cụ quản lý nhiệm vụ hiệu quả, tích hợp khả năng đồng bộ hóa với Google, cho phép người dùng dễ dàng tùy chỉnh danh sách việc cần làm và phân loại chúng theo danh mục khác nhau.
Ngoài ra, người dùng cũng có thể gửi nhắc nhở nhiệm vụ cho người thân, bạn bè hay đồng nghiệp một cách nhanh chóng và tiện lợi khi sử dụng GTasks. Phần mềm này đóng vai trò như một trợ lý đắc lực, đảm bảo không một nhiệm vụ nào bị bỏ qua hoặc trễ hạn và ưu tiên các công việc có mức độ quan trọng cao hơn.
Microsoft To Do
Phần mềm quản lý công việc Microsoft To Do
Việc giới thiệu Microsoft To Do đã đánh dấu sự kết thúc của ứng dụng nhắc việc từng rất phổ biến là Wunderlist. Microsoft To Do, được phát triển bởi nhà phát hành Wunderlist, không chỉ kế thừa ưu thế cũ mà còn cải tiến hơn ở phần giao diện người dùng và tính năng quản lý.
Cụ thể, Microsoft To Do sở hữu các tính năng đề xuất nhiệm vụ, cập nhật thời hạn và hiển thị các công việc còn dang dở. Mặt khác, phần mềm này có tích hợp với Office 365, giúp người dùng có thể dễ dàng theo dõi tiến trình hoàn thành công việc.
Tasks: Astrid To-Do List Clone
Phần mềm quản lý công việc Tasks: Astrid To-Do List Clone
Tasks: Astrid To Do List Clone là một phần mềm quản lý công việc được thiết kế theo phong cách Material Design, với giao diện dễ sử dụng và hiện có sẵn miễn phí trên Google Play. Công cụ này tích hợp tính năng Taskers, giống như một trợ lý nhắc việc, giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ bất cứ nơi đâu.
TickTick
Phần mềm quản lý công việc TickTick
TickTick cung cấp khả năng kiểm soát và quản lý tiến độ công việc của nhóm với hiệu quả đáng kinh ngạc. Ngoài ra, TickTick còn hỗ trợ xây dựng một báo cáo khoa học, và có khả năng đồng bộ dữ liệu với các thiết bị khác để người dùng có thể truy cập nhanh chóng, tiện lợi.
Todoist
Phần mềm quản lý công việc Todoist
Todoist cung cấp nhiều tính năng giá trị, giúp người dùng lập kế hoạch chi tiết cho công việc cần làm và duy trì năng suất kể cả khi không có kết nối mạng nhờ tính năng đồng bộ hóa đám mây. Todoist cũng cho phép sắp xếp các nhiệm vụ theo độ ưu tiên và chia sẻ, thảo luận giữa những người dùng với nhau.
EverNote
Phần mềm quản lý công việc EverNote
EverNote cung cấp một giao diện đồng nhất phục vụ việc nhập và trích xuất dữ liệu kèm ghi chú. Mặt khác, với chức năng Smart Search tiên tiến, EverNote giúp cân bằng giữa thời gian và khối lượng công việc một cách hiệu quả, đồng thời duy trì sự đồng bộ giữa các thiết bị di động và máy tính của người dùng.
Lời kết
Hy vọng bài viết này của Power English đã cung cấp cho bạn thông tin hữu ích về kỹ năng quản lý công việc và 10 phần mềm hỗ trợ hỗ trợ quản lý công việc phổ biến hiện nay. Theo dõi website của chúng tôi để có thể nhận thông báo về bài viết mới nhất nhé!
