Bạn có đang bị trong tình trạng “Multitasking”? Việc gánh vác quá nhiều công việc cùng lúc sẽ rất dễ khiến bạn bị rối bời bởi thời gian không được phân chia hợp lý, đó là lúc bạn cần đến kỹ năng quản lý thời gian.
Kỹ năng quản lý thời gian là một yếu tố giúp bạn tăng cường hiệu quả công việc đồng thời cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Bài viết sau sẽ chia sẻ đến bạn đọc tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian, tầm quan trọng và một số mẹo giúp mỗi chúng ta có thể cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả. Cùng Power English tham khảo nhé!
1. Thế nào là kỹ năng quản lý thời gian?
Quản lý thời gian là việc phân bổ thời gian cho các công việc và hoạt động khác
Quản lý thời gian là việc bạn phân bổ thời gian cho các công việc và các hoạt động, ưu tiên thời gian những việc quan trọng hoặc cần nhiều thời gian hoàn thành hơn.
Việc quản lý thời gian một cách hiệu quả giúp mỗi cá nhân có thể hoàn thành công việc tốt hơn với thời gian được tối ưu hơn mà không gây ra quá nhiều sự căng thẳng, và quan trọng hơn là bạn vẫn có thời gian để bản thân nghỉ ngơi. Quản lý thời gian tốt còn giúp bạn hạn chế sự trì hoãn công việc.
Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể quản lý thời gian một cách hiệu quả, vậy nên chúng ta mới có khái niệm “kỹ năng quản lý thời gian”. Để bản thân có được một kỹ năng nào đó, chúng ta cần tập thói quen hằng ngày, bắt đầu từ những điều đơn giản nhất.
2. Lợi ích nhận được khi có kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian là chìa khóa để nâng cao hiệu quả công việc
- Nâng cao năng suất: Quản lý thời gian một cách khéo léo là chìa khóa để tăng cường năng suất và hiệu quả trong công việc. Bằng việc sắp xếp lịch làm việc hợp lý và phân loại độ ưu tiên của các công việc, bạn sẽ tiết kiệm tối ưu được thời gian đồng thời cải thiện sự tập trung, qua đó hoàn thành nhiệm vụ được giao hiệu quả.
- Giảm tải áp lực: Áp dụng các phương pháp quản lý thời gian khoa học giúp giảm bớt áp lực và số lượng công việc cần hoàn thành hàng ngày. Thiết lập lịch trình làm việc cụ thể giúp mỗi cá nhân có thể tránh được tình trạng dồn việc, trì hoãn và giảm căng thẳng do thời gian có hạn.
- Cân bằng cuộc sống: Thiết lập lịch trình và quản lý thời gian một cách linh hoạt giúp chúng ta có nhiều thời gian hơn dành cho gia đình, bạn bè, sở thích cá nhân, góp phần vào việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, nâng cao chất lượng sống.
- Tránh các thói quen xấu: Quản lý thời gian giúp chúng ta tránh được việc phải đối mặt với các công việc chồng chéo, giúp kiểm soát việc mất tập trung trong công việc. Thiết lập kế hoạch làm việc chi tiết giúp hạn chế lãng phí thời gian và cải thiện thói quen trì hoãn.
- Hạn chế tình trạng trì hoãn: Quản lý thời gian không hiệu quả thường là nguyên nhân dẫn đến trì hoãn công việc. Việc này không chỉ làm chậm tiến độ công việc mà còn ảnh hưởng đến các hoạt động khác. Một kế hoạch chi tiết, mục tiêu rõ ràng và có thời gian cụ thể giúp hạn chế sự trì hoãn và đạt được kết quả như mong muốn.
3. 6 mẹo hỗ trợ nâng cao hiệu quả quản lý thời gian
Xác định mục tiêu hỗ trợ nâng cao hiệu quả quản lý thời gian
3.1. Xác định mục tiêu
Đặt mục tiêu cụ thể giúp bạn xác định được phương pháp thực hiện phù hợp và dễ dàng hơn trong việc ước lượng thời gian cần thiết để thực hiện các tác vụ.
3.2. Lên kế hoạch chi tiết
Lập một kế hoạch chi tiết là việc vô cùng quan trọng để quản lý thời gian và nguồn lực một cách hiệu quả. Lập kế hoạch giúp dễ dàng kiểm soát được tiến độ công việc, sắp xếp mức độ ưu tiên, nhận diện những sai sót cần điều chỉnh và qua đó tối ưu năng suất làm việc.
3.3. Sắp xếp công việc theo cấp độ ưu tiên
Sau khi liệt kê các công việc cần thực hiện, bạn nên xem xét lại một lần nữa để xác định công việc nào cần được ưu tiên hàng đầu. Phân loại công việc theo độ ưu tiên giúp tập trung thời gian vào những việc cấp bách nhất, đồng thời đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ công việc quan trọng nào.
3.4. Tổng kết công việc hàng ngày
Tổng kết công việc trong một ngày giúp đánh giá lại những gì đã hoàn thành và chưa hoàn thành, từ đó đánh giá hiệu quả công việc và thời gian đã sử dụng. Ngoài ra, việc này còn giúp điều chỉnh kế hoạch phù hợp với yêu cầu công việc và năng lực cá nhân, cải thiện hiệu suất làm việc cho những ngày tiếp theo.
3.5. Tập trung
Một trong những biện pháp tiết kiệm thời gian hiệu quả nhất là dành toàn bộ sự tập trung vào công việc. Hãy giống như ngọn lửa cháy sáng trong thời gian ngắn, tập trung toàn bộ năng lượng và ý chí vào công việc để đạt được hiệu suất cao nhất bạn nhé.
3.6. Tránh xa những “kẻ đánh cắp” thời gian
Để đạt được sự tập trung cao độ, bạn cũng cần loại bỏ mọi “kẻ đánh cắp” thời gian như thông báo từ mạng xã hội, điện thoại tán gẫu, phim ảnh giải trí,… Việc kiểm soát các yếu tố này sẽ giúp duy trì chất lượng công việc đồng thời tăng cường hiệu suất làm việc.
4. Những tip hỗ trợ cải thiện kỹ năng quản lý thời gian
Chia nhỏ công việc góp phần cải thiện hiệu kỹ năng quản lý thời gian
4.1. Chia nhỏ công việc
Việc phân chia công việc thành các phần nhỏ là một phương pháp hiệu quả để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian. Thực hiện từng phần một giúp công việc trở nên dễ quản lý hơn và giảm bớt áp lực so với việc cố gắng hoàn thành một dự án lớn. mặt khác, việc phân chia này còn giúp ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi phần công việc, xác định độ ưu tiên, và theo dõi tiến độ dễ dàng, chính xác hơn.
4.2. Bố trí không gian làm việc khoa học
Một không gian làm việc được sắp xếp khoa học có thể cải thiện đáng kể khả năng tập trung. Ngược lại, một môi trường làm việc lộn xộn có thể gây ra sự phân tâm và làm giảm hiệu suất công việc. Vì thế, nên sắp xếp không gian làm việc sao cho gọn gàng, các vật dụng cần thiết ở vị trí dễ tìm, bạn cũng có thể trang trí để tạo cảm giác thoải mái, thân quen hơn.
4.3. Ghi chú lại các công việc hàng ngày
Ghi lại các công việc cần thực hiện mỗi ngày một cách cụ thể giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ công việc quan trọng nào. Phương pháp này cũng góp phần tăng động lực để hoàn thành các mục tiêu đề ra, giúp kiểm soát thời gian hiệu quả hơn.
4.4. Dùng phần mềm quản lý thời gian
Sử dụng các ứng dụng quản lý thời gian là phương pháp tối ưu để cải thiện quản lý công việc. Các công cụ này cung cấp khả năng lập kế hoạch, thiết lập mục tiêu, đánh dấu thời hạn và theo dõi tiến trình, giúp người dùng dễ dàng kiểm soát công việc hiệu quả, qua đó nâng cao hiệu suất công việc.
Lời kết
Kỹ năng quản lý thời gian rất cần thiết với mỗi cá nhân cả trong công việc lẫn trong cuộc sống. Sở hữu kỹ năng này sẽ giúp bạn vừa hoàn thành công việc hiệu quả vừa tận hưởng cuộc sống theo cách trọn vẹn nhất. Vì vậy, hãy bắt đầu ngay hôm nay, cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của bạn thông qua việc áp dụng một số mẹo nhỏ mà Power English đã đề cập nhé.
